智能档案柜的出现解放了大量档案室工作人员的重复工作，但不同的文件柜有不同的使用方式，甚至很多人根本不懂智能档案柜的使用，那么如何使用它们来提高工作效率呢？
一，建立文件；智能档案柜通常与计算机协同工作，因此在建立档案之前，工作人员需要对文件进行详细分类，从重要文件到普通文件进行合理的划分和管理。借助档案柜的计算机功能，只有在存储清楚的情况下，才能在分区进行准备工作，有效地检索文件和材料。
二，标签和条形码；无论是普通档案柜还是智能档案柜，都需要标签和条形码标记，可以在计算机上进行控制调整，但在存储文件中，需要用合同、荣誉勋章等相应的标签对每一数据进行标注，并给出数字顺序、年份等，这样才能有效地对应计算机存储文件，确保对数据的访问是万无一失的。
三，有专门的管理；当一个人熟悉工作流程时，无论是否通过计算机访问，大致位置和信息都已打印在员工的脑海中，因此，对智能档案柜的特殊管理不仅提高了安全保护数据的作用，而且也是提高员工的工作能力。
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